Offizielle Briefe schreiben – die wichtigsten Tipps

Offizielle Briefe schreiben – die wichtigsten Tipps

 

So manches Schreiben muss mehrere Male gelesen werden, bevor klar wird, was der Absender eigentlich vermitteln möchte. Gründe hierfür können eine komplizierte Sprache mit umständlichen Formulierungen, unvollständige Angaben, eine unübersichtliche Struktur oder eine wenig lesefreundliche Schrift sein.

Dabei ist es gar nicht so schwer, ein Schreiben aufzusetzen, das einen seriösen Eindruck macht und gleichzeitig seinen Zweck erfüllt.

 

Die folgende Übersicht nennt die wichtigsten Tipps für diejenigen,
die offizielle Briefe schreiben müssen oder möchten:

 

Tipp 1: die Optik

Schlichtes, neutrales, weißes Kopierpapier ist die beste Wahl für ein offizielles Schreiben. Ein Brief auf einem solchen Papier wirkt seriös und durch den neutralen Untergrund ist die Schrift darauf besonders gut zu lesen. Als Papierformat empfiehlt sich DIN A4. Dieses Format ist das Standardformat in Büros und stellt sicher, dass der Brief in der Ablage nicht irgendwo verloren geht.

Selbst wenn der Brieftext nur sehr kurz ist, sollte der Absender also auf jeden Fall zu Papier im Format DIN A4 greifen. Andernfalls könnte der Brief wie ein Notizzettel wirken.

Als Verpackung empfiehlt sich ein neutraler Briefumschlag. Wichtig ist außerdem, dass weder das Papier noch der Umschlag verschmutzt, zerknittert oder anderweitig beschädigt sind. Zu einem offiziellen Brief mit seriöser Ausstrahlung gehört nämlich auch eine ansprechende und ordentliche Optik.

 

Tipp 2: die Schrift

Bei einem offiziellen Schreiben sollte eine schlichte und deutliche Schrift gewählt werden. Klassische Schriftarten wie Arial oder Times sind ideal, denn sie sind leicht zu lesen.

Schreibschriften und ausgefallene oder verschnörkelte Schmuckschriften sehen zwar hübscher aus, sind oft aber wenig lesefreundlich. Die Schriftgröße sollte zwischen 10 und 12 Punkt liegen, der Zeilenabstand beträgt eine Zeile. Als Schriftfarbe bei offiziellen Briefen ist schwarz üblich.

 

Tipp 3: die Struktur

Für eine übersichtliche Gliederung des Schreibens bieten sich die Normen 5008 und 676 als Orientierungshilfen an. Demnach setzt sich ein offizieller Brief aus folgenden Elementen zusammen:

·         Ganz oben steht der Briefkopf. Er enthält den Namen, die Anschrift und die übrigen Kontaktdaten des Absenders.

·         Unter dem Briefkopf werden linksbündig die Daten des Empfängers angeordnet.

·         Nach den Empfängerdaten folgt das Datum. Das Datum wird am rechten Blattrand angeordnet.

·         Der eigentliche Brief beginnt mit der Betreffzeile. Die Betreffzeile steht am linken Blattrand und wird fett gedruckt. In der Betreffzeile wird der Inhalt des Briefes als kurze, präzise Überschrift genannt. Gibt es ein Aktenzeichen, eine Kundennummer oder eine Vertragsnummer, wird diese Angabe ebenfalls in die Betreffzeile integriert.

·         Unter der Betreffzeile steht die Anrede. Ist der Name des Empfängers bekannt, wird als Anrede die Formel “Sehr geehrte Frau (Name)” oder “Sehr geehrter Herr (Name)” verwendet. Ist der Empfängername nicht bekannt, lautet die Anredeformel “Sehr geehrte Damen und Herren”. Die Anrede endet mit einem Komma.

·         Mit einer Leerzeile Abstand zur Anredeformel beginnt der Brieftext. Das erste Wort des Brieftextes wird kleingeschrieben, sofern es sich nicht um ein Substantiv (Hauptwort) oder ein Anredepronomen (Sie, Ihr) handelt. Damit sich der Leser gut zurechtfindet und den Inhalt schnell erfassen kann, wird der Brieftext in mehrere Abschnitte aufgeteilt, die jeweils mit Leerzeilen voneinander getrennt werden.

·         Der Brieftext endet mit der Grußformel “Mit freundlichen Grüßen”. Darunter steht die Unterschrift.

·         Werden dem Brief Anlagen beigelegt, wird darauf ganz unten mit dem Wort “Anlagen” hingewiesen. Dieser Hinweis reicht aber aus, es ist nicht notwendig, alle Anlagen einzeln aufzuführen.

 

Tipp 4: die Sprache

Auch wenn es sich um einen offiziellen Brief handelt, ist es nicht notwendig, in einen hochgestochenen Sprachstil zu verfallen. Komplizierte und umständliche Formulierungen oder steife und gekünstelte Ausdrücke sind nicht mehr zeitgemäß. Stattdessen werden heute Schreiben in einem klaren und verständlichen Stil geschrieben, der dem Niveau von gehobener Umgangssprache entspricht.

Der Absender sollte also eher kurze Sätze formulieren und Wörter aus dem alltäglichen Sprachgebrauch verwenden. Als optimal hat es herausgestellt, wenn die Sätze zwischen zehn und 20 Wörter lang sind. So ist der Inhalt gut zu verstehen, ohne dass der Stil zu abgehackt wirkt. Generell ist außerdem entscheidend, dass der Empfänger direkt versteht, was der Absender aussagen oder erreichen möchte.

Wenn dies in einer sehr einfachen Sprache erfolgt, ist das immer noch besser, als wenn der Absender den Brief dreimal lesen muss, bevor er weiß, um was es überhaupt geht. Wichtig ist aber, dass der Absender immer einen höflichen und freundlichen Ton beibehält. Dies gilt auch dann, wenn der Briefinhalt selbst weniger erfreulich ist.

 

Tipp 5: vollständige Angaben und präzise formuliertes Anliegen

Ein offizieller Brief sollte unbedingt alle Angaben enthalten, die notwendig sind, um das Schreiben schnell, sicher und eindeutig zuordnen zu können. Zu den Pflichtangaben gehören also der vollständige Name und die Anschrift des Absenders.

Je nach Brief sollten außerdem das Aktenzeichen, die Kundennummer, die Rechnungsnummer, die Vertragsnummer oder das Schreiben, auf das sich der Brief bezieht, genannt werden. Ansonsten gilt, dass ein offizielles Schreiben auf den Punkt kommen sollte. Ein seitenlanger Roman macht es dem Empfänger schwer, zu erfassen, was ihm der Absender vermitteln möchte.

Ratsam ist deshalb, sich im Vorfeld zu überlegen, was durch den Brief bezweckt werden soll. Im nächsten Schritt sollte der Absender versuchen, sein Anliegen möglichst klar und deutlich zu formulieren. Alle Infos, die nichts mit der Angelegenheit zu tun haben, überflüssig sind oder nur verwirren, sollte er ersatzlos streichen. Damit der Inhalt lesefreundlicher wird, sollte ihn der Absender in mehrere Abschnitte aufteilen. So findet sich der Empfänger schneller und besser zurecht. Besonders wichtige Wörter oder Passagen kann der Absender durch Fettdruck betonen. Viele Zahlen, Daten und Fakten kann er mittels Aufzählungszeichen in eine übersichtliche Form bringen. Betonungen und Unterstreichungen sollten aber nur sparsam eingesetzt werden, sonst bewirken sie das Gegenteil.

 

Tipp 6: die Unterschrift

Der Absender sollte seinen Brief grundsätzlich von Hand unterschreiben. Zum einen erhält der Brief dadurch eine persönlichere Note und wirkt sympathischer. Zum anderen müssen einige Schreiben von Hand unterschrieben sein, damit sie überhaupt gültig sind und wirksam werden können. Dies ist beispielsweise bei Kündigungen und Anträgen der Fall.

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Veröffentlicht von

Marlies Giesa

Geboren 1968, habe ich teilweise über die Jahre im In- und Ausland das Fach Deutsch unterrichtet. Ich liebe die deutsche Sprache und möchte das Wissen gerne an Schüler, Ausländer, Studenten und Interessierten weitergeben. Ich hoffe meine Übungen und Anleitungen werden ihnen helfen oder sie unterstützen.

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