Anleitung zum Schreiben von Briefen

Allgemeine Anleitung zum Schreiben von Briefen

Heute sind das Telefon, das Handy und der Computer wichtige und nahezu unverzichtbare Werkzeuge, wenn es um die Kommunikation geht. Neben all der modernen Technik spielt aber auch der gute alte Brief noch eine große Rolle. Nach wie vor werden jeden Tag unzählige Briefe geschrieben und verschickt, angefangen bei amtlichen und behördlichen Schreiben über geschäftliche Post bis hin zu privaten und persönlichen Briefen.

Früher oder später wird daher jeder in die Situation kommen, einmal ein Schreiben aufsetzen zu müssen. Strenggenommen sind aber auch E-Mails letztlich nur eine Abwandlung von Briefen, die mit weniger Formalien auskommen und, anders als klassische Briefe, ihren Empfänger auf elektronischem Wege erreichen.

Eine allgemeine Anleitung zum Schreiben von Briefen

Bei Briefen im privaten Bereich muss der Schreiber weder starre Regeln noch verbindliche Vorgaben einhalten. Richtet er ein paar nette Worte an die Familie, berichtet er einem Freund über die neuesten Geschehnisse, gratuliert er jemandem zum Geburtstag, verfasst er eine Einladung oder schreibt er einen Liebesbrief, muss er nicht auf irgendwelche Normen achten. Stattdessen kann er seinen Brief so formulieren und gestalten, wie er es gerne möchte. Bei Geschäftspost gestaltet sich die Sachlage ein wenig anders.

Hier sorgen Richtlinien dafür, dass die Korrespondenz sowohl inhaltlich als auch optisch bestimmten Anforderungen gerecht wird. Von besonderer Bedeutung in diesem Zusammenhang sind die DIN-Normen 5008 und 676. Sie stellen ein einheitliches und übersichtliches Gesamtbild sicher und ermöglichen gleichzeitig eine automatische Verarbeitung in Sendungszentren. Zur Geschäftspost gehören im Prinzip alle Briefe, die nicht rein privater Natur sind. Schreiben von und an Ämter, Behörden, Einrichtungen, Unternehmen und Firmen sind somit geschäftliche Briefe.

Setzt eine Privatperson ein solches Schreiben auf, wird meist darüber hinweggesehen, wenn die Richtlinien nicht 100prozentig eingehalten wurden. Trotzdem sollte auch eine Privatperson ein paar grundlegende Punkte beachten.

Im Sinne einer allgemeinen Anleitung zum Schreiben von Briefen
lassen sich folgende Hinweise und Tipps nennen:

Der Aufbau

Der erste Absatz ganz oben auf dem Blatt ist für den Namen, die Anschrift und die weiteren Kontaktdaten des Absenders vorgesehen. Diese Angaben kann der Schreiber am linken Rand, mittig oder am rechten Rand anordnen. Als nächstes folgen der Name, die Anschrift und die Kontaktdaten des Empfängers, die linksbündig positioniert werden. Darunter steht der Ort und das Datum, wobei diese Angaben an den rechten Rand gesetzt werden.

Danach geht es mit der Betreffzeile weiter. Die Betreffzeile ist eine Art Überschrift und informiert den Empfänger darüber, um was es in dem Brief geht. Anders als früher wird die Betreffzeile nicht mehr durch das Wort Betreff angekündigt, sondern nur noch durch eine fett gedruckte Schrift gekennzeichnet. Auf die Betreffzeile folgt erst die Anredeformel und anschließend der eigentliche Brieftext.

Die Anredeformel endet dabei mit einem Komma und das erste Wort des Brieftextes wird kleingeschrieben, sofern es sich nicht um ein Nomen handelt. Der Brief endet mit der Grußformel, der Unterschrift des Absenders und gegebenenfalls einem Hinweis auf beiliegende Anlagen. Alle Elemente ab der Betreffzeile werden linksbündig positioniert.

Die Inhalte

Generell gilt für Briefe die Faustregel, dass sie so kurz wie möglich und nur so lang wie nötig sein sollten. Gerade Briefe im geschäftlichen Bereich behandeln meist ein konkretes Anliegen und der Grund, weshalb der Brief geschrieben wird, sollte klar und deutlich zum Ausdruck kommen.

Auf rhetorische Meisterleistungen und ausführlichste Erklärungen von jedem noch so kleinen Detail kann ruhigen Gewissens verzichtet werden. Sinnvoller ist stattdessen, das Anliegen präzise und unmissverständlich auf den Punkt zu bringen. Gleichzeitig ist aber wichtig, den Empfänger im Hinterkopf zu behalten.

Im Gegensatz zu Zeitungsartikeln, Aufsätzen und ähnlichen Texten wird ein Brief nicht an ein anonymes Publikum geschrieben, sondern richtet sich an einen bestimmten Adressaten. Der Brief sollte deshalb so verfasst sein, dass sich der Empfänger auch tatsächlich angesprochen fühlt.

Die Struktur

Damit der Brief übersichtlicher wird und angenehm zu lesen ist, sollte der Brieftext in Absätze aufgeteilt sein. Bei einem sehr langen Text können auch Zwischenüberschriften eingefügt werden, um die Struktur noch klarer zu gestalten. Als Richtlinie für die Absätze gilt, dass jeder Absatz einen Stichpunkt oder einen Gedanken behandeln sollte. Außerdem werden die Absätze immer durch eine Leerzeile voneinander getrennt.

Ein weiterer Faktor, der die Übersichtlichkeit und die Lesefreundlichkeit beeinflusst, ist die Schrift. Diese sollte eher schlicht sein und in einer angenehmen, gut lesbaren Größe gewählt werden. Viele Formatierungen, bunte Farben und andere Spielereien hingegen sind in einem Geschäftsbrief eher fehl am Platze.

Sie könnten den Brief nämlich schnell unruhig wirken lassen und zulasten eines seriösen Eindrucks gehen.

Der Stil

Viele neigen dazu, steife und umständliche Formulierungen zu verwenden, wenn sie einen Brief schreiben. Das geschriebene Wort ist zugegebenermaßen gewichtiger und komplexer als ein persönliches Gespräch. Trotzdem ist es nicht mehr zeitgemäß, Briefe in einem hochtrabenden und überkorrekten Stil zu verfassen. Stattdessen gilt heute, dass für Briefe ein Stil gewählt wird, der dem Niveau einer gehobenen Umgangssprache entspricht.

Auf Formulierungen, die an verstaubtes Beamtendeutsch erinnern, sollte insofern genauso verzichtet werden, wie auf Aneinanderreihungen von Fremdwörtern und Fachausdrücken. Besser ist, sich für eine eher einfache, klare und vor allem verständliche Wortwahl zu entscheiden.

Außerdem sollte der Brieftext nicht aus langen, verschachtelten Bandwurmsätzen bestehen. Stattdessen sollten sich kürzere und längere Sätze abwechseln, als ideale Satzlänge gelten zwischen zehn und 20 Wörter. Dadurch entsteht ein Text, der gut zu lesen ist, ohne zu abgehackt zu wirken. Daneben gilt für einen Brief, dass dieser immer einen höflichen und freundlichen Unterton haben sollte. Dies gilt auch dann, wenn der Inhalt wenig erfreulich ist.

Allgemeine Muster Vorlage zum Aufbau von einem Brief

Vor- und Nachname des Absenders

Straße Hausnummer

PLZ Ort

evt. weitere Kontaktdaten

Empfänger

– evt. Ansprechpartner oder Abteilung –

Straße und Hausnummer oder Postfach

PLZ Ort

Ort, den Datum

Betreff, der den Briefinhalt als aussagekräftige Überschrift zusammenfasst

Sehr geehrte/r Frau/Herr _____________/Damen und Herren,

… hier steht der Brieftext …

… um die Lesefreundlichkeit zu verbessern und die Übersichtlichkeit zu erhöhen, sollte der Inhalt in sinnvolle Absätze gegliedert sein …

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift

(Aufzählung der Anlagen)

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