Wie schreibt man einen Widerspruch? 2. Teil
Um gegen eine Entscheidung vorzugehen, führt manchmal kein Weg an einem Widerspruch vorbei.
Nur: Wie schreibt man einen Widerspruch?
Ein abgelehnter Antrag, eine angeordnete Maßnahme, eine fehlerhafte Rechnung, eine Mitteilung über höhere Gebühren oder eine unberechtigte Zahlungsaufforderung: Es gibt viele Situationen, die einen Widerspruch notwendig machen können. Doch wenn dem Betroffenen beim Schreiben des Widerspruchs Fehler unterlaufen, ist die Gefahr groß, dass die gewünschte Wirkung ausbleibt.
Damit stellt sich die Frage, wie ein Widerspruch richtig geschrieben wird und worauf es zu achten gilt. Dieser Frage gehen wir in einem zweiteiligen Ratgeber nach. Dabei haben wir im 1. Teil erklärt, wann ein Widerspruch möglich ist, wie der Widerspruch eingelegt werden muss und wie viel Zeit der Betroffene für seinen Widerspruch hat.
Hier geht es nun mit dem 2. Teil weiter.
Inhalt
Welche Inhalte sollte ein Widerspruch haben?
Was die Inhalte eines Widerspruchs angeht, gibt es keine strengen Regeln oder festen Vorgaben. Entscheidend ist zunächst einmal nur, dass der Empfänger dem Schreiben klar und zweifelsfrei entnehmen kann, wer Widerspruch einlegt und worauf sich der Widerspruch bezieht. Das Wort Widerspruch muss der Betroffene dabei nicht unbedingt verwenden.
Es reicht, wenn er auf den Punkt bringt, dass er mit dem entsprechenden Sachverhalt nicht einverstanden ist. Und es macht auch nichts, wenn der Betroffene Wörter wie Einspruch, Reklamation oder Beschwerde benutzt. Diese Begriffe beschreiben zwar eigentlich andere Anliegen. Der Empfänger wird den Brief aber trotzdem als Widerspruch erkennen und auch so behandeln.
Um Missverständnissen vorzubeugen und die Angelegenheit nicht unnötig kompliziert zu machen, ist der Betroffene aber gut beraten, wenn er seinen Brief gleich in der Betreffzeile als Widerspruch benennt. So sieht der Empfänger auf den ersten Blick, worum es geht.
Außerdem sollten sich im Widerspruch folgende Angaben finden:
- Name und Anschrift; wenn der Betroffene möchte, kann er auch seine Telefonnummer und seine E-Mail-Adresse angeben. Diese Angaben sind aber freiwillig.
- Anschrift des Empfängers; legt der Betroffene Widerspruch gegen einen amtlichen Bescheid ein, ist die Adresse in der Rechtsbehelfsbelehrung aufgeführt. Und der Betroffene sollte seinen Widerspruch auch tatsächlich an diese Adresse richten. Denn es kann gut sein, dass der Widerspruch nicht von der Stelle bearbeitet wird, die den Bescheid erlassen hat. Der Widerspruch wird zwar im Normalfall weitergeleitet und so irgendwann bei der zuständigen Widerspruchsstelle ankommen. Aber dadurch kann unnötig viel Zeit verloren gehen. Widerspricht der Betroffene einer Rechnung oder einer ähnlichen Miteilung, schickt er sein Schreiben an die Anschrift des Absenders.
- Angaben zur eindeutigen Zuordnung; damit der Widerspruch schnell und zweifelsfrei zugeordnet werden kann, sollte der Betroffene genau angeben, wogegen er widerspricht. Geht es um einen Bescheid, sollte der Betroffene den Titel des Bescheids und das Datum, an dem er erlassen wurde, angeben. Geht es um eine andere Mitteilung, benennt der Betroffene das Schreiben samt Datum. Zusätzlich dazu sollte er Daten wie das Akten- oder Geschäftszeichen, seine Kundennummer, die Rechnungsnummer oder die Vertragsnummer aufführen.
- Widerspruchserklärung; hierzu formuliert der Betroffene einen kurzen Satz, in dem er erklärt, dass er mit seinem Schreiben Widerspruch einlegt.
- Begründung des Widerspruchs; in der Begründung beschreibt der Betroffene, warum er Widerspruch einlegt. Um die Widerspruchsbegründung kümmern wir uns gleich noch ausführlicher.
- Unterschrift von Hand
Mit diesen Inhalten enthält der Widerspruch alle Angaben, die er braucht. Wichtig ist dann nur noch, dass der Betroffene sein Anliegen verständlich formuliert. Der Empfänger muss nachvollziehen können, was der Betroffene beanstandet. Ist dem Empfänger nicht klar, welcher Entscheidung oder welchem Sachverhalt der Betroffene widerspricht, wird sich die Bearbeitung unnötig in die Länge ziehen.
Muss der Widerspruch begründet werden?
Ein Widerspruch muss grundsätzlich nicht begründet werden. Ein wirksamer Widerspruch braucht lediglich eine Widerspruchserklärung. Wenn der Betroffene also schreibt „Hiermit lege ich Widerspruch gegen … ein“, hat er damit wirksam seinen Widerspruch erklärt. Und der Widerspruch führt dazu, dass der Empfänger den beanstandeten Sachverhalt noch einmal prüfen muss. Ob der Betroffene begründet hat, warum er nicht einverstanden ist, spielt dabei keine Rolle.
Allerdings macht es wenig Sinn, den Widerspruch nicht zu begründen. Denn ohne die Angabe von Gründen kann der Empfänger nur die Informationen berücksichtigen, die ihm vorliegen.
Gerade diese Informationen haben aber schon zu der Entscheidung oder Mitteilung geführt. Liegt kein offensichtlicher oder gravierender Fehler vor, wird der Empfänger deshalb auch bei einer erneuten Prüfung meist wieder zum gleichen Ergebnis kommen und bei seiner Entscheidung bleiben.
Deshalb sollte der Betroffene begründen, warum er Widerspruch einlegt. Dazu sollte er schlüssig und möglichst genau ausführen, warum er nicht einverstanden ist oder wo er einen Fehler vermutet. In der Praxis hat es sich bewährt, wenn der Betroffene dabei auf einzelne Punkte aus dem Bescheid oder dem Schreiben eingeht.
Diese Punkte kann er richtigstellen, seine Argumente dazu nennen oder die Sachlage aus seiner Sicht schildern. Hat der Betroffene Belege wie beispielsweise Rechnungen, Kontoauszüge, frühere Schreiben, Gutachten oder Fotos, sollte er sie benennen und Kopien davon beilegen. Auf diese Weise kann er seine Aussagen glaubhaft bestätigen.
Tipp: Es ist nicht immer ganz so einfach, eine überzeugende Begründung zu formulieren. Manchmal dauert es länger, bis die richtigen Worte gefunden sind. Vielleicht muss der Betroffene bestimmte Unterlagen oder Nachweise für seinen Widerspruch auch erst noch anfordern. In solchen Fällen kann es ratsam sein, zunächst fristwahrend Widerspruch einzulegen. Fristwahrend bedeutet, dass der Betroffene zuerst nur seinen Widerspruch erklärt, um die Widerspruchsfrist nicht zu verpassen.
Die Begründung reicht er dann in einem zweiten Brief nach. Dadurch kann sich der Betroffene mehr Zeit lassen und muss gleichzeitig nicht befürchten, dass die Frist für einen Widerspruch abläuft. Allerdings sollte er in seinem Schreiben dann kurz darauf hinweisen, dass es sich um einen fristwahrenden Widerspruch handelt und die Begründung folgt. Andernfalls könnte der Empfänger vermuten, dass der Widerspruch nicht begründet wird, und in der Folge nach Akten- oder Sachlage entscheiden.
Musterbeispiel für einen Widerspruch
Nach all der Theorie zeigen wir zum Schluss noch an einem allgemeinen Muster, wie ein Widerspruch aussehen kann.
Vor- und Nachname des Betroffenen
Anschrift
Name des Empfängers
Anschrift
Datum
Widerspruch
zu Ihrem/Ihrer _____ (Bescheid/Schreiben/Rechnung) _____ vom __________
Aktenzeichen/Geschäftszeichen: ________________________
Kundennummer/Rechnungsnummer: ______________________
Sehr geehrte Damen und Herren,
den/das/die in der Betreffzeile genannte/n Bescheid/Schreiben/Rechnung habe ich am __________ erhalten. Da ich damit nicht einverstanden bin, lege ich hiermit Widerspruch ein.
Meinen Widerspruch begründe ich wie folgt:
_______________ (Hier erklärt der Betroffene möglichst genau und ausführlich, warum er nicht einverstanden ist oder worin er einen Fehler sieht. Wichtig dabei ist, dass der Betroffene mit klaren und nachvollziehbaren Fakten argumentiert. Außerdem sollte er unbedingt sachlich bleiben und auf einen freundlichen oder wenigstens neutralen Ton achten. Kann er seine Aussagen belegen, sollte er die Nachweise anführen und dem Schreiben beilegen. Gleichzeitig kann der Betroffene die Begründung nutzen, um Sachverhalte anzugeben, die er vorher vergessen hatte oder die sich neu ergeben haben.) _______________
[Oder: Mein Widerspruch erfolgt zunächst fristwahrend. Die Begründung reiche ich Ihnen schnellstmöglich in einem zweiten Schreiben nach.]
Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift
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