Was sind Bewerbungsunterlagen? 1. Teil
Die Bewerbungsunterlagen vermitteln dem Personaler einen ersten Eindruck vom Bewerber. Gleichzeitig sind die Bewerbungsunterlagen so etwas wie die erste Arbeitsprobe, die der Bewerber abliefert. Umso wichtiger ist, dass die Bewerbung überzeugend, ansprechend und professionell daherkommt.
Gelungene Bewerbungsunterlagen bieten dem Bewerber die Chance, sich als optimale Besetzung für die ausgeschriebene Stelle zu präsentieren und sich eine Einladung zum Vorstellungsgespräch zu sichern. Andersherum können unvollständige, schmuddelige oder nichtssagende Bewerbungsunterlagen das schnelle Aus für die Bewerbung bedeuten.
Eine rundum überzeugende Bewerbung zusammenzustellen, ist aber gar nicht so einfach. Zumal die perfekte Bewerbung mit Erfolgsgarantie nicht existiert. Vielmehr ist jede Bewerbung individuell. Sie muss zum Bewerber passen und sowohl auf den Job als auch auf das Unternehmen abgestimmt sein. Erschwerend kommt dazu, dass jedes Land so seine Eigenheiten hat, wenn es um Bewerbungen geht.
In England beispielsweise wird eine Bewerbung anders geschrieben als in Spanien, Italien, Polen oder Tunesien und noch einmal anders als eben in Deutschland. Doch was heißt das? Was sollte der Bewerber berücksichtigen? Was macht eine gelungene Bewerbung aus? Und was gehört überhaupt in die Bewerbungsmappe?
Diesen Fragen gehen wir in einem dreiteiligen Beitrag nach.
Hier ist Teil 1.:
Was sind Bewerbungsunterlagen?
Wenn in einer Stellenanzeige von den üblichen Bewerbungsunterlagen oder einer vollständigen Bewerbung die Rede ist, so ist damit eine klassische Bewerbungsmappe gemeint. Für seine Bewerbung braucht der Bewerber dann
- ein Anschreiben,
- einen Lebenslauf und
- Kopien von seinen Schul- und Arbeitszeugnissen
Als Verpackung dient eine Mappe aus Pappe oder Kunststoff, in die der Lebenslauf und die Zeugniskopien einsortiert werden. Das Bewerbungsanschreiben wird nur lose auf die Mappe gelegt.
Je nach Beruf und Branche können zu den klassischen Bewerbungsunterlagen noch weitere Dokumente dazukommen. Bei diesen Dokumenten kann es sich beispielsweise um ein polizeiliches Führungszeugnis, eine aktuelle Schufa-Auskunft, ein ärztliches Attest oder eine Arbeitsprobe handeln. Sind solche Zusatzunterlagen notwendig, werden sie in der Stellenanzeige aber ausdrücklich genannt.
Eine Art Gegenstück zur vollständigen Bewerbung ist die sogenannte Kurzbewerbung. Die Kurzbewerbung besteht nur aus einem Anschreiben und dem Lebenslauf. Diese beiden Unterlagen werden gefaltet und in einen herkömmlichen Briefumschlag gesteckt. Die Zeugniskopien und die Bewerbungsmappe als Verpackung fallen bei einer Kurzbewerbung zunächst weg. Erst wenn der Bewerber zum Vorstellungsgespräch eingeladen oder dazu aufgefordert wird, reicht er seine vollständige Bewerbungsmappe nach.
Übrigens: Wenn in der Stellenanzeige um eine Kurzbewerbung gebeten wird, sollte sich der Bewerber an diese Bitte halten. Denn zum einen macht es keinen guten Eindruck, wenn er schon bei der Bewerbung die Anweisung des Unternehmens ignoriert. Zum anderen wird das Unternehmen die Bewerbungsmappe in den meisten Fällen nicht zurückschicken. Oft wird nämlich gerade deshalb um eine Kurzbewerbung gebeten, weil die Kosten für den Bewerbungsprozess möglichst gering gehalten werden sollen. Fordert das Unternehmen eine Kurzbewerbung, genügt es also völlig, wenn der Bewerber auch tatsächlich nur eine Kurzbewerbung einreicht.
Inhalt
Was macht überzeugende Bewerbungsunterlagen aus?
Wie viel Zeit investiert ein Personaler wohl in die erste Durchsicht der Bewerbungsunterlagen? Eine halbe Stunde? Zehn Minuten? Drei bis fünf Minuten? Alles falsch. Für ein erstes Durchschauen der Bewerbungsmappe nimmt sich ein Personaler im Durchschnitt gerade einmal eine knappe Minute. Für den Bewerber heißt das, dass seine Bewerbungsunterlagen den Personaler in weniger als einer Minute überzeugen müssen.
Denn nur dann wird sich der Personaler die Unterlagen genauer anschauen. Andernfalls wird die Bewerbung direkt wieder aussortiert. Umso wichtiger ist deshalb, dass der Bewerber von Anfang an mit ansprechenden und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen punktet.
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Das Bewerbungsanschreiben
Im Anschreiben stellt sich der Bewerber als Person vor. Er zeigt auf, was er dem Unternehmen zu bieten hat und was ihn zur richtigen Besetzung für die freie Stelle macht. Außerdem vermittelt der Bewerber seine Motivation. Aus diesem Grund wird das Anschreiben manchmal auch Motivationsschreiben genannt. Insgesamt sollte das Anschreiben drei wesentliche Fragen beantworten, nämlich:
- Warum möchte der Bewerber ausgerechnet diese Stelle bei genau diesem Unternehmen haben?
- Warum kann der Bewerber die ausgeschriebene Stelle gut ausfüllen?
- Warum sollte das Unternehmen den Bewerber einstellen? Was hat es davon?
Die Inhalte
Der Bewerber kann sein Anschreiben damit beginnen, dass er seine Motivation für den Job beschreibt. Dazu sollte er erklären, warum er genau diese Position haben und warum er gerade für dieses Unternehmen arbeiten möchte. Im Hauptteil des Anschreibens kann er dann seine wichtigsten Qualifikationen benennen und erklären, wie er dieses Wissen in den Arbeitsalltag einbringen kann.
Wichtig ist aber, dass der Bewerber keine bloßen Behauptungen aufstellt, sondern konkrete Beispiele angibt. Die Ausbildung und die bisherigen Tätigkeiten können gute Nachweise für das fachliche Können liefern. Situationen aus dem Berufsalltag, das private Umfeld, Hobbys oder Interessen wiederum können die Soft Skills, also Charakterzüge, Eigenschaften und persönliche Fertigkeiten, belegen.
Allerdings sollte der Bewerber nicht seinen ganzen Lebenslauf wiedergeben. Stattdessen sollte er sich für drei, vier Qualifikationen entscheiden, die für den angestrebten Job die größte Bedeutung haben. Abschließen kann der Bewerber sein Anschreiben mit organisatorischen Dingen, beispielsweise wann er die Stelle antreten kann.
Der Stil
Ein gutes Anschreiben lebt von aussagekräftigen Formulierungen. Der Bewerber sollte nicht herumschwafeln, sondern auf den Punkt kommen. Er sollte nichtssagende Standardfloskeln weglassen und stattdessen präzise und selbstbewusst in seinen eigenen Worten schreiben. Eine Bewerbung ist kein Gedicht und kein Roman.
Der Bewerber muss also keine besonders ausgefallenen Wortschöpfungen finden. Besser ist, er belässt es bei einem klaren, einfachen und aussagekräftigen Deutsch. Und: Im letzten Satz hat der Konjunktiv nichts zu suchen. Der Bewerber sollte also nicht schreiben, dass er sich über eine positive Rückmeldung freuen würde, sondern dass er sich über eine positive Rückmeldung freut. Denn der Konjunktiv zeugt nicht von Höflichkeit, sondern vermittelt Unsicherheit.
Die Form
Als Faustregel gilt, dass das Bewerbungsanschreiben maximal eine DIN A4 Seite lang sein darf. Zudem sollte der Bewerber auf eine übersichtliche und lesefreundliche Struktur achten. Dazu sollte er keinen langen Fließtext schreiben, sondern sein Anschreiben in mehrere Absätze aufteilen und die Abschnitte jeweils mit Leerzeilen voneinander trennen.
Außerdem sollte der Bewerber sein Anschreiben an den zuständigen Ansprechpartner richten. Ist in der Stellenanzeige kein Name angegeben, kann der Bewerber vielleicht über die Firmenwebseite herausfinden, wer sich um Bewerbungen kümmert.
Auf die allgemeine Anrede “Sehr geehrte Damen und Herren,” sollte der Bewerber nur als absolute Notlösung zurückgreifen. Dass im Anschreiben keine Rechtschreib-, Tipp- und Grammatikfehler auftauchen sollten, versteht sich von selbst. Wichtig ist aber auch, dass der Bewerber das aktuelle Datum einträgt und sein Anschreiben von Hand unterschreibt. Verschickt der Bewerber seine Bewerbung auf dem Postweg, legt er sein Anschreiben auf die Bewerbungsmappe und steckt das Ganze in einen großen Briefumschlag.
Ein Wort zu Vorlagen für Bewerbungsanschreiben
Im Internet und in Büchern finden sich allerlei Musterbewerbungen. Von allgemeinen Vorlagen bis hin zu konkreten Beispielen für verschiedene Berufe und Branchen ist alles vertreten. Und grundsätzlich spricht auch überhaupt nichts dagegen, wenn sich der Bewerber an den Vorlagen orientiert und die eine oder andere Formulierung übernimmt.
Allerdings sollte er auf keinen Fall auf die Idee kommen, eine Musterbewerbung Wort für Wort zu kopieren. Jeder Personaler kennt nämlich die gängigen Bewerbungsmuster. Folglich wird der Bewerber den Personaler mit einer Vorlage, die dieser schon tausendmal genau so gelesen hat, kaum überzeugen können. Hinzu kommt, das der Bewerber nicht irgendeine, x-beliebige Bewerbung, sondern seine eigene Bewerbung schreibt.
Deshalb braucht das Anschreiben unbedingt eine persönliche und individuelle Note. Der Bewerber sollte eine Vorlage deshalb nur als Orientierungshilfe verstehen, die ihm bestenfalls das Grundgerüst liefert, das der Bewerber dann aber individuell ausarbeitet.
Im 2. Teil dieses Beitrags kümmern wir uns um die Bewerbungsunterlagen, die in die Bewerbungsmappe einsortiert werden. Im 3. Teil schließlich wird es um Bewerbungen per E-Mail und Onlineformular gehen.
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