Was sind Bewerbungsunterlagen? 2. Teil
Durch die Bewerbungsunterlagen kann sich der Personaler einen ersten Eindruck vom Bewerber verschaffen. Der Bewerber wiederum liefert mit seiner Bewerbungsmappe eine Visitenkarte und eine Art erste Arbeitsprobe ab. Deshalb muss die Bewerbung ansprechend, überzeugend und professionell wirken.
Durch gelungene Bewerbungsunterlagen eröffnet sich für den Bewerber die Möglichkeit, sich als richtiger Kandidat für den ausgeschriebenen Job zu präsentieren. Und er kann das Interesse des Personalers an einem persönlichen Kennenlernen bei einem Vorstellungsgespräch wecken. Sind die Bewerbungsunterlagen hingegen nichtssagend, unvollständig oder wirken sie unordentlich, kann die Bewerbung gleich wieder aussortiert werden.
Nun ist es aber gar nicht so einfach, eine richtig gute Bewerbung zusammenzustellen. Denn ein Patentrezept gibt es nicht. Vielmehr lebt eine Bewerbung von ihrer individuellen Note und davon, dass sie einerseits den Bewerber widerspiegelt und andererseits sowohl zum Job als auch zum Unternehmen passt. Dazu kommt, dass Bewerbungen in jedem Land ein wenig anders geschrieben werden. Eine Bewerbung in den USA oder in Skandinavien beispielsweise sieht anders aus als eine Bewerbung in Spanien oder in der Türkei und wieder anders als eine Bewerbung in Deutschland. Worauf also sollte der Bewerber achten?
In einem dreiteiligen Beitrag gehen wir der Sache mit den Bewerbungen auf den Grund. Dabei ging es im 1. Teil darum, was überhaupt gemeint ist, wenn von Bewerbungsunterlagen gesprochen wird. Außerdem haben wir Tipps zum Bewerbungsanschreiben gegeben. Jetzt, im 2. Teil, geht es mit der Bewerbungsmappe weiter.
Inhalt
Die Bewerbungsmappe
Neben dem Anschreiben gehören der Lebenslauf, Zeugniskopien und eventuell ein paar weitere Dokumente zu den Bewerbungsunterlagen. Sie werden in eine Bewerbungsmappe einsortiert. Als Bewerbungsmappe wird eine Mappe verwendet, die aus Pappe oder Kunststoff bestehen kann.
Im Handel sind spezielle Bewerbungsmappen erhältlich. Eine einfache Mappe, in die die Unterlagen eingeklemmt werden, erfüllt aber den gleichen Zweck und reicht völlig aus.
Der Lebenslauf
Der Lebenslauf stellt den bisherigen Werdegang dar. Er führt Daten und Fakten auf. Das Ziel ist, dass sich aus dem Lebenslauf und dem Bewerbungsanschreiben eine Einheit ergibt. Im Bewerbungsanschreiben stehen ja die Motivation und die Persönlichkeit des Bewerbers im Vordergrund. Diese Informationen und die Angaben aus dem Lebenslauf sollen sich gegenseitig ergänzen und dem Personaler so ermöglichen, sich ein umfassendes Bild vom Bewerber zu machen.
Die Inhalte
Der Lebenslauf wird in aller Regel tabellarisch aufgebaut. Dazu werden die Angaben in verschiedene Rubriken eingeteilt. Die einzelnen Rubriken wiederum gliedern sich in zwei Spalten.
In der linken Spalte werden die zeitlichen Daten notiert, in der rechten Spalte die dazugehörigen Angaben. Dabei werden die Angaben nicht ausformuliert, sondern nur in wenigen, aussagekräftigen Stichworten beschrieben. Was den Aufbau angeht, haben sich folgende Rubriken bewährt:
- Persönliche Daten: In dieser Rubrik nennt der Bewerber seinen Namen, seine Kontaktdaten und sein Geburtsdatum. Seinen Familienstand, Infos zu seinen Eltern, seine Nationalität oder seine Religionszugehörigkeit lässt er weg. Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn die Daten für den Job eine Rolle spielen. Das wäre beispielsweise gegeben, wenn sich der Bewerber bei einer kirchlichen Organisation bewirbt und eine bestimmte Konfession Einstellungsvoraussetzung ist.
- Berufspraxis: Hier listet der Bewerber seine beruflichen Stationen auf. Dazu gibt er in der linken Spalte an, wie lange das Arbeitsverhältnis gedauert hat. Diese Angabe erfolgt jeweils mit Monat und Jahr. In der rechten Spalte nennt der Bewerber den Namen seines Arbeitsgebers und die Berufsbezeichnung. Außerdem fügt er zwei, drei Stichworte dazu, die seine Tätigkeitsschwerpunkte und Hauptaufgaben beschreiben. Dabei sollte der Bewerber die Stichworte möglichst so auswählen, dass er Kenntnisse aufzeigt, die er auch im neuen Job braucht.
- Bildung: In dieser Rubrik gibt der Bewerber seine Berufsausbildung mit Titel und Abschluss an. Hat er mehrere Ausbildungen absolviert, listet er sie alle auf. Zusätzlich dazu kann der Bewerber auch seinen höchsten Schulabschluss aufführen. Diese Angabe ist aber nur dann erforderlich, wenn die Schulzeit noch nicht allzu lange her ist oder der Bewerber keine abgeschlossene Berufsausbildung hat.
- Weitere Qualifikationen: Hier führt der Bewerber an, welche weiteren Kenntnisse und Fähigkeiten er mitbringt. Dabei kann es sich beispielsweise um Fremdsprachen- und Computerkenntnisse, absolvierte Weiterbildungen oder Projektteilnahmen handeln.
- Hobbys und Interessen: Um persönliche Eigenschaften zu vermitteln und ein umfassendes Bild zu zeichnen, kann der Bewerber Hobbys, Interessen oder auch Ehrenämter angeben. Auch hier sollte der Bewerber aber versuchen, Charakterzüge und Merkmale aufzuzeigen, die zum Job passen. Außerdem sollte er es bei zwei, drei Freizeitbeschäftigungen belassen. Andernfalls könnte die Freizeit zu viel Raum bekommen.
Natürlich kann der Bewerber die Rubriken aber auch anders benennen. Die Inhalte in den einzelnen Rubriken werden üblicherweise antichronologisch angeordnet. Antichronologisch heißt, dass der Bewerber mit der jüngsten Station beginnt und dann an der Zeitachse entlang rückwärts geht.
Die letzte Station ist somit die Station, die am weitesten in der Vergangenheit liegt. Allerdings muss der Bewerber nicht jede Station einzeln aufführen. Der Personaler interessiert sich hauptsächlich für die vergangenen zehn Jahre. Stationen, die länger her sind und für den neuen Job nicht unbedingt relevant sind, kann der Bewerber deshalb in einem Punkt zusammenfassen.
Die Form
Beim tabellarischen Lebenslauf ist entscheidend, dass er klar strukturiert ist. Der Personaler muss auf einen Blick die Inhalte finden können, die ihn interessieren. Eine übersichtliche Gliederung ist deshalb das A und O. Was die Länge angeht, so gilt, dass der Lebenslauf maximal zwei Seiten umfassen sollte. Und im Unterschied zum Anschreiben wird der Lebenslauf weder datiert noch unterschrieben.
Neben dem tabellarischen Lebenslauf mit antichronologisch angeordneten Inhalten gibt es noch ein paar weitere Varianten vom Lebenslauf. So gibt es beispielsweise den funktionalen Lebenslauf. Hier werden die Inhalte nicht zeitlich sortiert. Stattdessen stehen in der linken Spalte Stichworte, die Funktionen oder Kompetenzen benennen.
Eine andere Form ist der ausformulierte Lebenslauf, der einem Aufsatz gleicht. Der Bewerber sollte aber keine Experimente wagen. Wenn in der Stellenanzeige nicht ausdrücklich ein bestimmter Lebenslauf gefordert ist, sollte er es bei einem ganz normalen, tabellarischen Lebenslauf belassen.
Das Foto und das Deckblatt
Ein Bewerbungsfoto ist keine Pflicht, in Deutschland aber üblich und gerne gesehen. Denn durch das Foto kann sich der Personaler buchstäblich ein Bild vom Bewerber machen. Das Bewerbungsfoto kann der Bewerber neben den persönlichen Daten im Lebenslauf anordnen.
Eine andere Möglichkeit ist ein sogenanntes Deckblatt. Auf dem Deckblatt platziert der Bewerber sein Foto und schreibt seinen Namen und seine Kontaktdaten darunter. Grundsätzlich macht ein Deckblatt aber nur dann Sinn, wenn der Lebenslauf zu vollgestopft wirken würde, wenn auch noch das Foto hinzukommt. Braucht der Bewerber hingegen keinen zusätzlichen Platz, weil sein Foto problemlos in den Lebenslauf passt, sollte er das Deckblatt weglassen. Denn in diesem Fall ist es überflüssig.
Die Zeugnisse
Die Zeugnisse dienen als Nachweise für die Angaben aus dem Lebenslauf. Deshalb gehören
- die Arbeitszeugnisse der bisherigen Arbeitgeber,
- das oder die Abschlusszeugnisse der Berufsausbildung,
- das Zeugnis des höchsten Schulabschlusses, wenn er im Lebenslauf erwähnt wurde, und
- Nachweise oder Zertifikate von Weiterbildungen, Schulungen, Seminaren und anderen Kursen, die für einen neuen Job relevant sind, in die Bewerbungsmappe.
Der Bewerber verschickt aber natürlich nicht die Originale, sondern nur Kopien davon. Und ähnlich wie beim Lebenslauf sollte der Bewerber auch bei den Zeugnissen eine Auswahl treffen. Nachweise, die für den angestrebten Job keine Bedeutung haben, kann er weglassen. Gleiches gilt für Zeugnisse, die schon sehr alt sind und Tätigkeiten belegen, die der Bewerber im Lebenslauf in einem Punkt zusammengefasst hat.
Eingeordnet in die Bewerbungsmappe werden die Zeugnisse in der Reihenfolge, in der die dazugehörigen Stationen im Lebenslauf aufgeführt sind.
Weitere Unterlagen
Je nach Job und Branche kann es sein, dass noch weitere Unterlagen benötigt werden. Bei diesen Unterlagen kann es sich beispielsweise um ein polizeiliches Führungszeugnis, ein ärztliches Attest, eine aktuelle Schufa-Auskunft oder eine Arbeitsprobe handeln. Wenn solche Unterlagen notwendig sind, steht das aber ausdrücklich in der Stellenanzeige.
Die Verpackung
Sind alle Bewerbungsunterlagen zusammen, werden sie in die Bewerbungsmappe einsortiert. Und zwar in dieser Reihenfolge:
- Deckblatt, wenn der Bewerber eines erstellt hat
- Lebenslauf
- Zeugnisse in der Reihenfolge wie im Lebenslauf
Die Bewerbungsunterlagen werden aber tatsächlich nur in die Mappe eingeklemmt. Der Bewerber sollte sie weder lochen und einheften noch die einzelnen Blätter in Klarsichthüllen stecken. Das Anschreiben kommt nicht in die Bewerbungsmappe, sondern wird lose oben draufgelegt.
Das Ganze wird dann in einen großen Briefumschlag gesteckt. Auch beim Umschlag sollte der Bewerber darauf achten, dass er seine Absenderadresse und die Anschrift des Unternehmens fehlerfrei, ordentlich und gerade schreibt. Denn auch die äußere Hülle sollte nicht schlampig daherkommen.
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