Was sind Bewerbungsunterlagen? 3. Teil

Was sind Bewerbungsunterlagen? 3. Teil

Die Bewerbungsunterlagen vermitteln dem Personaler einen ersten Eindruck von den Fähigkeiten und der Persönlichkeit des Bewerbers. Umso wichtiger ist deshalb, dass die Bewerbung aussagekräftig und ansprechend daherkommt.

Während eine gelungene Bewerbung dem Bewerber eine Einladung zum Vorstellungsgespräch einbringen kann, haben nichtssagende, schmuddelige oder unvollständige Bewerbungsunterlagen meist eine schnelle Absage zur Folge. Nun ist die Sache mit den Bewerbungen aber gar nicht so einfach. Denn ein allgemeingültiges Patentrezept gibt es nicht.

Vielmehr muss eine Bewerbung einerseits zum Job und zum Unternehmen passen und andererseits den Bewerber als individuelle Person widerspiegeln. Am Ende geht es darum, dass der Bewerber zum Ausdruck bringt, warum er die ideale Besetzung für die freie Stelle sein könnte.

Erschwerend kommt aber noch hinzu, dass jedes Land seine eigenen Bewerbungsregeln hat. Der Bewerber muss also berücksichtigen, welche Anforderungen an eine Bewerbung etwa in Deutschland gestellt werden.

Wir haben einen ausführlichen Ratgeber rund um die Bewerbung zusammengestellt. Dabei haben wir im 1. Teil geklärt, welche Bewerbungsunterlagen zur Bewerbung gehören und wie das Anschreiben verfasst wird. Im 2. Teil ging es um die Bewerbungsmappe und ihre Inhalte. Jetzt, im 3. und letzten Teil, kümmern wir uns um die Bewerbung per E-Mail und per Online-Bewerbungsformular.

 

Die Bewerbungsunterlagen bei einer E-Mail-Bewerbung

Viele Unternehmen verzichten inzwischen auf eine klassische Bewerbungsmappe. Stattdessen kann der Bewerber seine Bewerbung per E-Mail einreichen. Immerhin spart eine E-Mail-Bewerbung beiden Seiten Zeit und Geld. Denn die E-Mail erreicht das Unternehmen schneller als ein Brief und das Porto für den Versand der Mappe entfällt. Bei Interesse kann der Personaler die Bewerbungsunterlagen ausdrucken.

Grundsätzlich werden an eine Bewerbung per E-Mail exakt die gleichen Anforderungen gestellt wie an eine klassische Bewerbung. Der einzige Unterschied besteht darin, dass der Bewerber seine Unterlagen nicht auf Papier ausdruckt, in eine Mappe einheftet und per Post verschickt, sondern dass er die Bewerbungsunterlagen eben per E-Mail übermittelt. Eine Besonderheit gibt es dann aber doch:

Die Bewerbungsmappe als Verpackung wird durch eine Datei im Format PDF ersetzt. Und in dieses PDF wird auch das Bewerbungsanschreiben einsortiert. Bei einer E-Mail-Bewerbung befindet sich die gesamte Bewerbung also in einem PDF, das an die E-Mail angehängt ist.

Und in der eigentlichen E-Mail weist der Bewerber nur auf den Anhang hin. Auf die Begleitmail gehen wir gleich noch einmal näher ein. Zunächst sind hier aber die fünf entscheidenden Punkte, die der Bewerber bei einer E-Mail-Bewerbung beachten sollte:

  1. Seine Bewerbungsunterlagen packt der Bewerber in eine PDF-Datei und hängt diese Datei an seine E-Mail an. PDF deshalb, weil dieses Format auf jedem Computer richtig angezeigt wird und nur wenig Speicherplatz benötigt.
  2. In dem PDF ordnet der Bewerber seine Unterlagen in folgender Reihenfolge an: Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse.
  3. Die PDF sollte maximal 2 MB groß sein. Andernfalls wird Sie vom E-Mail-Programm des Empfängers möglicherweise zurückgewiesen. Zudem würde die E-Mail zu lange laden und zuviel Speicherplatz in Anspruch nehmen. Ist die Datei größer als 2 MB, sollte der Bewerber prüfen, welche Zeugnisse oder anderen Unterlagen er weglassen kann, um seinen Anhang abzuspecken.
  4. Bevor der Bewerber sein PDF abschickt, sollte er die Datei überprüfen. Denn zum einen müssen alle Unterlagen gut lesbar sein. Und zum anderen sollten sie weder auf dem Kopf stehen noch irgendwie verschoben sein. Der Personaler muss die einzelnen Seiten im PDF so durchblättern können wie in einer klassischen Bewerbungsmappe.
  5. Zumindest für das Bewerbungsverfahren sollte sich der Bewerber eine seriöse E-Mail-Adresse zulegen. Am besten wählt er eine Adresse, die aus seinem Vor- und seinem Nachnamen besteht. Und natürlich sollte er sein E-Mail-Postfach regelmäßig kontrollieren. Denn wenn er seine Bewerbung per E-Mail einreicht, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass er die Antwort darauf ebenfalls per E-Mail erhält.

Die Begleitmail bei einer E-Mail-Bewerbung

Bei einer E-Mail-Bewerbung befindet sich die gesamte Bewerbung im Anhang. Das gilt auch für das Bewerbungsanschreiben. Die E-Mail selbst weist den Personaler nur auf den Anhang in. Zusätzlich dazu kann der Bewerber kurz auf seine Motivation eingehen.

Insgesamt sollte er es aber bei zwei, drei Sätzen belassen. Und er sollte auf Formatierungen jeglicher Art verzichten. Oft werden die Formatierungen beim Empfänger ohnehin nicht angezeigt oder verzerren sogar die Darstellung. Ansonsten gilt für die Begleitmail folgendes:

  • In der Betreffzeile sollte der Bewerber angeben, auf welche Position sich seine Bewerbung bezieht. Er kann also beispielsweise schreiben “Bewerbung als Tätigkeit”.
  • Wie im Bewerbungsanschreiben wählt der Bewerber auch in der Begleitmail die persönliche Anrede. Dabei spricht er denselben Personaler an, an den er das Bewerbungsanschreiben gerichtet hat. So entsteht ein stimmiges Gesamtbild.
  • Unter der Grußformel sollte der Bewerber seine Kontaktdaten wiederholen. Zum einen macht das einen professionellen Eindruck und zum anderen erleichtert er dem Personaler auf diese Weise die Kontaktaufnahme.
  • Auch in der Begleitmail müssen die Rechtschreib- und Grammatikregeln eingehalten werden!
  • Und wie so eine Begleitmail aussehen kann, zeigt die folgende Formulierungshilfe.

Vorlage: Begleitmail zur Bewerbung

Sehr geehrte/r Frau/Herr Name,

 

die Möglichkeit, Sie tatkräftig am Standort … zu unterstützen, reizt mich sehr.

Welche fachlichen Qualifikationen, Kenntnisse und persönlichen Eigenschaften ich einbringen kann, habe ich in meinen Bewerbungsunterlagen für Sie zusammengefasst. Diese finden Sie im Anhang.

 

Mit freundlichen Grüßen

Vorname Nachname

 

Anschrift

Telefonnummer

E-Mail-Adresse

 

Die Online-Bewerbung

Vor allem größere Unternehmen stellen immer öfter Online-Bewerbungsformulare zur Verfügung. Zudem gibt es Bewerbungsplattformen, auf denen der Bewerber ein Profil erstellen und seine Bewerbung hinterlegen kann. Für die Unternehmen reduziert sich durch die Online-Formulare zum einen der Arbeitsaufwand und zum anderen sind die verschiedenen Bewerbungen besser miteinander vergleichbar.

Für den Bewerber ergibt sich durch ein Online-Bewerbungsformular der Vorteil, dass er sich das Zusammenstellen einer Bewerbungsmappe sparen kann. Oft muss er noch nicht einmal ein Anschreiben verfassen.

Trotzdem sollte er die Online-Bewerbung nicht unterschätzen und das Formular leichtfertig ausfüllen. Vielmehr ist er gut beraten, wenn er folgende Tipps beherzigt:

  • Ein Online-Bewerbungsformular umfasst verschiedene Felder. Die Pflichtfelder muss der Bewerber auf jeden Fall ausfüllen. Nach Möglichkeit sollte er aber auch in den anderen Feldern Angaben machen. Denn je mehr Eintragungen der Bewerber vornimmt, desto vollständiger ist das Bild, das er dem Unternehmen von sich vermittelt.
  • In einem Online-Bewerbungsformular gibt es meist auch sogenannte Freifelder. Das sind Felder, für die keine Antwortmöglichkeiten vorgegeben sind, sondern die der Bewerber mit seinem eigenen Text ausfüllt. Wichtig dabei ist, dass der Bewerber auf aussagekräftige Formulierungen achtet. Er sollte also nicht herumschwafeln, sondern konkret werden und auf den Punkt kommen. Ideal ist, wenn der Bewerber Schlüsselwörter verwendet, die speziell für die Stelle oder allgemein für die Tätigkeit relevant sind. Die Schlüsselwörter erhöhen nämlich die Chancen, dass seine Bewerbung in der Datenbank gefunden wird.
  • In aller Regel kann und soll der Bewerber das Formular durch Bewerbungsunterlagen ergänzen, die er hochlädt. Doch bevor er das tut, sollte er seine Unterlagen prüfen. Ist alles gut lesbar? Haben die Dateien ein Format, das akzeptiert wird?
  • Auch in ein Online-Bewerbungsformular dürfen sich keine Rechtschreib-, Tipp- oder Grammatikfehler einschleichen. Bevor der Bewerber die Bewerbung abschickt, sollte er seine Eintragungen also noch einmal sorgfältig überprüfen.
  • Richtet sich der Bewerber einen Account auf einer Bewerbungsplattform ein, sollte er einen seriösen Benutzernamen wählen. Ähnlich wie bei der E-Mail-Adresse kann er nichts falsch machen, wenn er seinen Vor- und Nachnamen verwendet. Außerdem sollte er sich das Passwort notieren und regelmäßig prüfen, ob er Nachrichten bekommen hat.

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