5 Tipps zum Umgang mit Ämtern und Behörden
Die Anmeldung am Wohnort, die Zulassung eines Fahrzeugs, die Beantragung neuer Ausweisdokumente, die Abgabe der Steuererklärung oder ein Antrag auf Sozialleistungen: Wenn bestimmte Angelegenheiten anstehen, lässt sich der Kontakt mit dem entsprechenden Amt nicht vermeiden.
Gerade wenn es um den Umgang mit Ämtern und Behörden geht, sind viele jedoch unsicher. Die einen haben Bedenken, dass sie die mitunter recht komplizierten Formulare oder umständlich formulierten Bescheide nicht richtig verstehen. Die anderen befürchten, dass sie etwas Falsches sagen oder einen anderen Fehler machen könnten und dadurch nachteilige Folgen riskieren.
Wieder andere setzen sich einfach nicht gerne mit Behörden auseinander oder scheuen den Gang zum Amt. Um Anträge zu stellen oder gewisse Angelegenheiten zu erledigen, ist der Kontakt mit Ämtern und Behörden aber schlichtweg unumgänglich.
In den meisten Fällen zeigt sich außerdem, dass alles halb so schlimm und die Bedenken letztlich unbegründet waren.
Und damit es in Zukunft noch bisschen einfacher wird,
hier 5 Tipps zum Umgang mit Ämtern und Behörden:
1. Beamte und Sachbearbeiter sind auch nur Menschen!
Selbst für diejenigen, die Deutsch als Muttersprache sprechen, ist der Umgang mit Ämtern und Behörden nicht immer ganz einfach. Oft müssen lange und teils komplizierte Formulare ausgefüllt und viele verschiedene Unterlagen eingereicht werden.
Die Briefe und Bescheide von Ämtern sind häufig in einem umständlichen Beamtendeutsch verfasst. Dadurch sind sie mitunter schwer zu verstehen, manchmal scheinen sie sogar einen fast schon drohenden Ton zu haben. Jemanden telefonisch zu erreichen, ist oft schwierig, oder der Anrufer wird recht schnell wieder abgewimmelt. Viele Beamte und Sachbearbeiter sind freundlich, zuvorkommend und versuchen, weiterzuhelfen. Andere hingegen sind eher kurz angebunden und machen mitunter einen genervten Eindruck.
Aber: Die Leute hinter den Schreibtischen sind auch nur Menschen, die ihren Job machen. Sie haben sich die Vorschriften nicht ausgedacht und möchten niemanden ärgern oder persönlich angreifen. Stattdessen müssen sich auch die Beamten und Sachbearbeiter an die gesetzlichen Regelungen und internen Vorgaben halten.
Für einen Großteil aller Entscheidungen gelten klare Vorschriften und Richtlinien, einen Interpretations- und Ermessensspielraum gibt es nur selten. Zudem gehen jeden Tag viele verschiedene Anfragen und Anträge ein. Für den einzelnen Antragsteller ist sein Anliegen natürlich besonders wichtig.
Doch aus Sicht der Behörde ist sein Antrag ein Antrag unter vielen und wird deshalb dann bearbeitet, wenn er an der Reihe ist. Generell gilt deshalb, dass der Antragsteller immer höflich bleiben sollte. Wenn der Antragsteller freundlich auftritt, wird ihm der Mensch hinter dem Schreibtisch genauso begegnen und durch ein nettes Gespräch wird der Antragsteller sicher mehr erreichen als durch schnippische Kommentare.
2. Gibt es Formulare, sollten diese auch verwendet werden.
Für die meisten Anträge und Erklärungen gibt es amtliche Formulare. Diese Formulare können vor Ort abgeholt werden. Alternativ kann sich der Antragsteller die Vordrucke zuschicken lassen und mittlerweile auch oft im Internet herunterladen.
Einige Anträge, beispielsweise im Zusammenhang mit dem Arbeitslosengeld II, müssen aber persönlich gestellt werden und die Formulare werden dann im Zuge des Gesprächs ausgehändigt. Auf amtlichen Formularen oder einem dazugehörigen Merkblatt ist aufgeführt, welche Unterlagen zusammen mit den ausgefüllten Vordrucken eingereicht werden müssen.
Dabei gilt, dass der Antragsteller grundsätzlich keine Originale, sondern nur Kopien vorlegen sollte. Fordert das Amt Originalunterlagen, sollte der Antrag besser persönlich abgegeben werden. Der Sachbearbeiter kann die Unterlagen dann nämlich durchschauen, kopieren und der Antragsteller kann die Originale direkt danach wieder mitnehmen. So ist sichergestellt, dass die Originalunterlagen nicht irgendwo abhanden kommen.
Generell sollten immer die offiziellen Formulare verwendet werden, wenn es entsprechende Vordrucke gibt. Zudem sollte der Antragsteller darauf achten, dass seine Unterlagen vollständig sind. Es ist zwar nicht zwingend vorgeschrieben, amtliche Vordrucke zu verwenden. Stattdessen ist es auch möglich, einen Antrag formlos zu stellen. Allerdings ist es meist so, dass ein formloser Antrag das eigentliche Antragsverfahren noch nicht einleitet, sondern das Amt eher darüber informiert, dass ein entsprechender Antrag gestellt werden soll.
Das Amt wird dem Antragsteller die offiziellen Vordrucke in der Folge zuschicken. Dadurch wiederum zieht sich die Bearbeitung nur unnötig in die Länge. Gleiches gilt, wenn das Amt erst noch fehlende Unterlagen anfordern muss.
3. Die Kommunikation mit Ämtern und Behörden sollte schriftlich erfolgen.
Es empfiehlt sich, mit Ämtern und Behörden immer schriftlich zu kommunizieren. Genauso sollte der Antragsteller darauf bestehen, dass sämtliche Entscheidungen in schriftlichen Bescheiden festgehalten werden.
Durch ein Schriftstück hat der Antragsteller nämlich buchstäblich etwas in der Hand, auf das er sich im Zweifel berufen kann. Ist der Antragsteller mit einer Entscheidung nicht einverstanden, braucht er außerdem einen schriftlichen Bescheid, wenn er etwas dagegen unternehmen möchte. Mündliche Aussagen, Vereinbarungen und Zusagen, egal ob im Gespräch oder am Telefon, kann der Antragsteller später weder nachweisen noch dagegen vorgehen.
4. Der Antragsteller kann sich von einem Beistand begleiten lassen.
Möchte der Antragsteller nicht alleine zum Amt gehen, beispielsweise weil seine Deutschkenntnisse noch nicht so gut sind oder er einfach jemanden dabeihaben möchte, kann er sich von einer Person seines Vertrauens begleiten lassen. Der Mitarbeiter des Amtes oder der Behörde darf dem Antragsteller einen Beistand nicht verbieten und dem Beistand die Anwesenheit nicht verweigern.
Die Begleitung wiederum kann das Gespräch nur als Zeuge mitverfolgen oder auch für den Antragsteller sprechen. Insgesamt fühlen sich viele sicherer, wenn sie eine behördliche Angelegenheit nicht alleine erledigen müssen. Außerdem kann es ein großer Vorteil sein, wenn ein Unbeteiligter das Gespräch bezeugen und die Inhalte bei Bedarf noch einmal erklären kann.
5. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.
Ein Amt oder eine Behörde ist prinzipiell dazu verpflichtet, ein Anliegen zeitnah zu bearbeiten und unverzüglich eine Entscheidung zu treffen. Unverzüglich heißt, dass die Angelegenheit nicht schuldhaft verzögert werden darf. Grundsätzlich muss ein Amt oder eine Behörde ein Anliegen also so schnell wie möglich bearbeiten. Von wenigen Ausnahmen abgesehen, gibt der Gesetzgeber aber keinen konkreten Zeitrahmen vor.
In der Praxis wird die Grenze jedoch meist bei drei Monaten gezogen. Liegt nach drei Monaten noch keine Entscheidung vor und hat der Antragsteller auch sonst nichts von dem Amt oder der Behörde gehört, hat er die Möglichkeit, eine sogenannte Untätigkeitsklage zu erheben.
Bevor der Antragsteller vor Gericht zieht, sollte er aber natürlich einfach einmal nachfragen. Der Sachbearbeiter kann dann Auskunft darüber geben, ob der Antrag schon bearbeitet wird und wann mit einer Entscheidung zu rechnen ist. Allerdings wird der Antragsteller die Bearbeitung nicht beschleunigen, wenn er ständig nachfragt. Generell ist deshalb ratsam, Anträge rechtzeitig und im Zweifel lieber etwas zu früh als zu spät zu stellen.
Liegt die Entscheidung vor, sollte der Antragsteller den Bescheid genau kontrollieren. Fehler können sich immer und überall einschleichen. Bloß weil es sich um einen behördlichen Bescheid handelt, sollte sich der Antragsteller also nicht darauf verlassen, dass alles seine Richtigkeit hat. Außerdem sollte der Antragsteller nicht dem Trugschluss unterliegen, dass er jede amtliche Entscheidung hinnehmen muss.
Ist ein Bescheid fehlerhaft oder ist der Antragsteller mit einer Entscheidung nicht einverstanden, kann und sollte er durch einen Widerspruch oder eine Klage dagegen vorgehen. Wenn die Einwände berechtigt sind, wird das Amt oder die Behörde die Entscheidung korrigieren.
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